시간관리를 도와주는 어플리케이션 토글(Toggl) 사용법

토글은 태스크 관리를 도와주는 타임 트래킹 소프트웨어이다. 웹브라우저 뿐만아니라 안드로이드, iOS 모두 프로그램을 제공하기 때문에 상황에 맞춰 사용할 수 있다. 태스크가 어떤 프로젝트의 속했는지와 누구를 위한 작업인지(클라이언트) 여부도 설정할 수 있고 다른 사람들과의 협업 기능도 제공하므로 외주 작업자들에게 유용하다.

설치

웹브라우저에서 사용하고 싶은 경우 다음 사이트로 이동후 회원가입을 한 후 사용할 수 있다.

https://toggl.com

안드로이드 버전 다운로드:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.toggl.giskard&hl=en
iOS 버전 다운로드 :
https://itunes.apple.com/us/app/toggl-time-tracker-for-work/id1291898086?mt=8

크롬과 파이어폭스 플러그인 형태로 제작된 Toggl Button도 지원하므로 웹사이트 사용이 불편한 경우 설치해보자.

크롬 :
https://chrome.google.com/webstore/detail/toggl-button-productivity/oejgccbfbmkkpaidnkphaiaecficdnfn
파이어폭스 :
https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/toggl-button-time-tracker

프로젝트와 클라이언트 정보 설정

먼저 내가할 작업을 카테고리화 하는 것부터 시작한다. 스마트폰앱에서 추가해도 되지만 입력이 불편하므로 웹페이지에서 작업하도록한다.
먼저 클라이언트(누구를 위한 작업인지 여부. ex)개인, 회사, 외주사A)를 생성해야 한다. 화면 좌측의 Clients 메뉴를 클릭하면 다음과 같은 화면이 등장한다. 클라이언트 명을 입력하고 Add 버튼을 클릭해서 추가한다.

그리고 화면 좌측의 Projects메뉴를 클릭하고 Create Project 버튼을 클릭하면 다음과 같은 팝업창이 뜬다. 프로젝트명을 입력하고 앞서 생성했던 클라이언트중 하나를 선택 후 팝업창의 Create project 버튼을 클릭하면 된다.

나는 프로젝트를 다음과 같은 식으로 나눠서 관리했다. 이런식으로 Client를 개인과 회사로 나누어서 관리해야 필터링 기능을 통해 통계를 볼때 편해진다.

ProjectClient
외국어 공부개인
블로그개인
생산성 앱 제작개인
인증 서버 회사
데이터 분석 솔루션회사

타이머 사용법

이제 시간을 기록할 프로젝트와 클라이언트 정보 입력이 완료되었으므로 타이머를 사용할 준비가 완료되었다. 좌측의 Timer 메뉴를 클릭하면 화면 우측에 타이머 UI가 등장하는 것을 볼 수 있다. 이제 타이머 버튼을 통해 시간 측정을 시작하거나 종료할 수 있다. 다음 화면의 프로젝트 아이콘을 클릭해서 작업을 시작할 프로젝트를 선택한 후 재생 아이콘을 클릭하면 된다.


시간 측정을 시작하면 다음과 같이 타이머가 시작된다. 작업이 완료되면 정지 아이콘을 클릭해서 측정을 완료한다.

대시보드 및 리포트

이렇게 측정된 작업 시간은 좌측의 Dashboard와 Reports 메뉴를 통해 통계 결과를 확인할 수 있다.

대시보드는 모든 작업의 종합적인 결과를 확인하는 페이지다.


프로젝트별 클라이언트별로 측정된 작업 시간을 구별해서 확인하고 싶으면 Reports 메뉴를 이용한다. 다음과 같이 헤더부분의 메뉴를 통해 필터링하여 통계 결과를 확인할 수 있다.

그외 유료 결제를 하면 Insights 메뉴가 활성화된다. 해당 기능은 말그대로 수집된 시간 데이터를 좀더 깊게 분석해서 보여주는 기능인데 지난주에 비해 이번주에 작업량을 비교해주는등 편리하다.

구글캘린더와의 연동

안드로이드 어플을 설치할 경우 Calendar 메뉴를 클릭하면 구글 캘린더의 일정 정보를 불러올 수 있다.(아쉽게도 웹 버전에서는 제공하지 않는다.) 다음 화면처럼 구글 캘린더의 일정이 좌측(Calendar events)에 표시된다. 그리고 내가 트래킹한 작업 시간 정보가 우측(Time entries)에 표시된다.

이 기능을 이용하면 캘린더에서 계획한대로 일을 진행하는데 도움을 받을 수 있다.

그외 단점

토글은 웹버전과 스마트폰앱과의 실시간으로 시간 측정 데이터를 동기화 하는데 안드로이드 앱의 경우 동기화시에 오류가 가끔 발생 한다. 또한 서버와의 동기화 시간 때문에 반응이 느린 경우도 발생한다.

총평

사실 이런 류의 시간관리 서비스는 많지만 토글의 다음 특징 때문에 사용을 추천한다.

  • 다양한 플랫폼 지원
  • 자체 API를 통해 데이터를 Export할 수 있다.
  • 프로젝트 종류와 클라이언트 종류 그리고 Tag를 통한 태스크의 디테일한 분류
  • 협업 지원

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